Règlement intérieur
L’objet du règlement intérieur est de préciser le mode de fonctionnement de l’association au quotidien. Il est élaboré collectivement et validé par l’assemblée générale de l’association. Il peut être modifié régulièrement pour opérer des ajustements après évaluation, par décision du conseil d’administration. Tout membre "producteur","artisan", "consommateur" de l’association s’engage au moment de son adhésion, à prendre connaissance et respecter les statuts et le règlement intérieur. Il s’engage à fournir les produits issus de sa propre production.
I / Gestion des lieux et du matériel commun
1.1 Livraison et préparation des commandesLes commandes des consommateurs sont acceptées jusqu’au mardi soir précédant la livraison du jeudi. La remise des commandes aux adhérents consommateurs à lieu tous les jeudis de 16:45 à 18:30. Pour les productions spécifiques et occasionnelles, ces dispositions ne s’appliquent pas toutes les semaines mais au rythme propre à chaque production (ex : une semaine d’intervalle entre la commande de viande et sa livraison). Chaque producteur imprime la liste des produits commandés à partir du back office et prépare ses commandes. Ils en assurent, à leurs frais, la livraison jusqu’au local de l'association au plus tard le jeudi à 16:30. Il est recommandé de s’organiser entre producteurs pour optimiser la livraison
1.2 Constitution et distribution des paniers
Chaque semaine les producteurs et artisans se réunissent au local de l'association le jeudi a 16:00 . A l’aide des bons de commandes, les paniers sont constitués à partir des produits apportés par les producteurs. Les paniers ainsi constitués, un producteur désigné par un planning de permanence prend le relais et assure la distribution aux consommateurs le soir même entre 16:45 et 18:30, Le producteur de permanence pointe les paniers récupérés sur la feuille de commande collective qu'il aura au préalable imprimée. Il consigne sur cette même feuille les situations rencontrées et les coordonnées des personnes concernées : réclamations, soucis rencontrés, doléances… Ce document sera archivé et gardé au local de l'association. Le producteur qui tient le lieu de dépôt s’assure d’accueillir les clients dans les meilleures conditions. Les coordonnées des clients figurent sur le répertoire des adhérents de l'association. En cas de défection d’un client et si les tentatives de le joindre n’ont pas abouti, le panier sera rapporté par le producteur chez lui. Tout panier non récupéré est due. Le local est aménagé avec des étagères fixes, un casier est attribué pour chaque adhérent consommateur. Un étiquetage permettra de se repérer. Les producteurs " engagés" ont tous accès à la clef du local se trouvant dans la boîte à code situé à l'exterieur. En fin de permanence, le producteur désigné ce jour là sera tenue de laisser le local propre.
1.3. Responsabilités sanitaires et réglementaires
Certains produits doivent respecter la chaîne du froid (viande, fromage, yaourts) entre la préparation par le producteur et la récupération finale par le consommateur. Le plan de maintien de la chaîne du froid mis en place par l’association prévoit : • La répartition des commandes de viande, de fromage et de yaourts dans les glacières s’effectue chez le producteur, sur la base des commandes imprimées à partir du back office. Chaque producteur identifie chaque produit soit en écrivant lisiblement le nom du consommateur ayant acheté le produit, soit sur une liste figurant sur la glacière. • Une fois arrivé au local de l'association, les produits seront disposés dans des rayonnages distincts (entre viande et produits laitiers)du réfrigérateur mis à disposition. Le producteur qui assure la permanence note dans un carnet attaché au réfrigérateur la température mesurée au moment où les produits sont déposés et en fin de permanence. Le réfrigérateur est nettoyé (éponge et nettoyant fournis par l’association) au moins une fois par mois ou plus régulièrement si nécessaire. Cette opération est notée dans le carnet. Toute anomalie constatée (rupture de la chaîne du froid, difficulté à maintenir la température adéquate en cas de forte chaleur par exemple) doit immédiatement être transmise au président coordinateur pour rechercher une solution efficace.
1.4.Règles en cas d’erreur ou de problème constaté
Chaque producteur-artisan reste responsable de ses produits, jusqu'à récupération par le membre "consommateur". La préparation des produits commandés, relève de la responsabilité de chaque producteur-artisan qui s’appuie sur le récapitulatif des commandes imprimé par ses soins depuis le back office. En cas de manque constaté ou de surplus à l’issue de l’étape de constitution des paniers, tous les producteurs-artisans et bénévoles présents participent aux vérifications effectuées à partir du bon de commande collectif imprimé par le permanent désigné ce jour là. En cas de produit défaillant ou livré en mauvais état, le producteur s’engage soit à dédommager le client, soit à lui fournir le produit manquant lors de sa prochaine commande.
II / Fonctionnement collectif
Les membres producteurs et artisans de l’association s’engagent à adopter une conduite bienveillante et respectueuse tant dans la tenue, dans les gestes que dans la parole, entre eux et avec les consommateurs.2.1 Typologie des adhérents dans l’association
L’association comprend parmi ses membres des producteurs et artisans, engagés à des degrés divers. Des contrats d’engagement permettent de clarifier le degré d’implication de chacun.
Le producteur-artisan dit "engagé":
Son implication est totale. Il fait partie du conseil d'administration avec la possibilité d'être élu au bureau de l'association. Il participe aux réunions mensuelles du Conseil d'administration. Il participe à la distribution des produits en choisissant sur le planning collectif ses journées de permanence. De manière générale il prend part a toutes les charges et responsabilités de manière active et solidaire. Sa cotisation s’élève à 50 euros par ans. La durée de son engagement, une fois la phase transitoire terminée est pour une durée indéterminée. Il informe le conseil d’administration par écrit de la gamme de ses produits, s'il veut en rajouter un, il doit en faire la demande. Il s'engage assurer une production régulière.
Le producteur-artisan dit "invité":
Sa participation est temporaire, ou ponctuelle, elle ne peut dépasser les 6 semaines par an. Il ne participe pas au conseil d'administration. Sa cotisation est de 2,50 euros par semaine. Il fournit la liste détaillée de sa gamme de produits et de leurs prix. Il est possible de passer d’un contrat à l’autre, dans un sens, comme dans l’autre.
Le membre "consommateur":
Il s'engage à venir récupérer aux horaires prévue son panier de commande ainsi que de régler sa note mensuelle à chaque producteur-artisan dans le mois suivant. Il peut proposer son soutien bénévole, que ce soit sur des taches de coordination ou bien sur des aspects techniques. Il peut assister aux réunions du conseil d'administration en qualité d'invité, pour donner son avis sur des décisions à prendre ou bien proposer des innovations. Il doit s’acquitter d'une cotisation annuelle à prix libre.
2.2. Modalités d’adhésion et de sortie des producteurs/artisans
• Modalités d’adhésion d'un producteur-artisan " engagé "
Pour être admis dans l’association, le candidat doit prendre connaissance et s’engager à respecter le règlement intérieur et les statuts. Il fait acte de candidature en venant rencontrer le conseil d’administration pour se présenter et préciser le contrat d’engagement qu’il souhaite prendre avec l’association. Une visite sur son site de production est obligatoire par au minimum 2 membres du conseil d’administration (de préférence un binôme producteur et consommateur.) Celui-ci est ensuite amené à statuer sur la candidature. Il veille également à ce que l’activité d’un producteur-artisan candidat ou d’un producteur-artisan déjà membre n’entre pas en concurrence directe avec un produit déjà commercialisé, sauf en cas de débouchés possible pour les deux. L’adhésion d’un candidat se déroule en deux phases : - une période transitoire où le candidat a le statut de membre en "transition" pour une durée de 6 mois. L’adhésion est définitive à l’issue de la période transitoire et de la validation par le conseil d’administration. Le paiement de la cotisation annuelle se fait au début de la période transitoire, si l'adhésion définitive n'est pas prononcée, que ce soit du fait du candidat ou du conseil d'administration, le montant de la cotisation ne pourra être restitué que de la moitié du montant.
• Modalité d'adhésion d'un producteur-artisan " invité " Pour être admis dans l’association, le candidat doit prendre connaissance et s’engager à respecter le règlement intérieur et les statuts. Il fait acte de candidature par email et en venant rencontrer le conseil d’administration pour se présenter et préciser le contrat d’engagement qu’il souhaite prendre avec l’association. Une visite sur son site de production est obligatoire par au minimum 2 membres du conseil d’administration(de préférence un binôme producteur et consommateur.). Celui-ci est ensuite amené à statuer sur la candidature. Il veille également à ce que l’activité d’un producteur-artisan candidat ou d’un producteur-artisan déjà membre n’entre pas en concurrence directe avec un produit déjà commercialisé, sauf en cas de débouchés possible pour les deux. Il doit fournir au conseil d'administration un calendrier prévisionnel des dates auxquelles il souhaite distribuer ses produits. Il ne participe pas au conseil d'administration, ni aux permanences, mais peu être invité aux réunions si nécessaires
• Modalités de sortie : Un membre (même en période transitoire) peut démissionner de son engagement en informant le conseil d’administration au moins un mois avant la date de retrait souhaitée. Sauf en cas de force majeure, le démissionnaire reste redevable des engagements en cours, à l’égard des consommateurs ayant commandé ses produits, des autres producteurs-artisans et de l’association. En cas de non-respect des règles de fonctionnement collectives, et après une mise en garde par le conseil d’administration, le conseil d'administration peut prononcer l’exclusion du membre sur la base des motifs suivants :
- Infraction au règlement intérieur
- Non respect réitéré des règles
- Non respect de son contrat d’engagement (implication insuffisante…)
- Opposition volontaire et systématique, nuisant à la cohésion du groupe
- Tromperie sur la marchandise
2.3. Participation et planning
Tout membre producteur-artisan qui s’engage dans l’association par un contrat d’engagement, s’engage à respecter celui-ci afin de garantir le bon déroulement des activités de l’association. Le collectif doit pouvoir compter sur les membres ayant annoncé leur participation active. Au cours des réunions du conseil d’administration ou par correspondance pour ceux qui ne seraient pas présents, chaque membre s’inscrit sur le planning.
En cas d’empêchement imprévu, le membre défaillant s’engage à « rattraper » son absence. Celle-ci est notée dans le cahier de suivi de la permanence. Un salarié, un stagiaire ou un membre de la famille du producteur-artisan "engagé" peut ponctuellement le remplacer dans son astreinte aux permanences, à condition que la personne soit à jour de sa cotisation de membre " consommateur", qu'elle soit au préalable formée au fonctionnement des permanences et que tous les membres du conseil d'administration acceptent. Afin de faciliter la diffusion d’informations et les échanges entre membres, une liste de coordonnées (téléphone, mail) de tous les membres de l'association ( producteur-artisans "engagé", "invité", membres "consommateurs" ) sera actualisée et archivé dans le back office. Une copie de se document sera disponible au local.
2.4. Réunions et coordination
Trois espaces de coordination sont constitués :
Le conseil d’administration : Le conseil d’administration est composé de tous les producteurs/artisans "engagés", il est aussi ouvert aux membres " consommateur" en tant qu' invité. Ils peuvent de manière bénévole proposer leur aide sur des taches administratives ou techniques. Ils n'ont pas de droit de vote au sein du conseil . Le conseil d’administration se réunit au minimum une fois par trimestre et davantage si besoin. Ces réunions sont le moment où tous les producteurs -artisans " engagés" se retrouvent pour :
• faire le bilan de la période écoulée,
• opérer les réajustements nécessaires,
• recevoir le travail et les questions des groupes de travail thématiques,
• envisager les nouvelles orientations,
• prendre les décisions pour le fonctionnement régulier de l’association.
Pour être efficaces, ces réunions doivent rassembler un maximum de membres. Pour pouvoir prendre une décision, 70 % des membres doivent être présents ou représentés par un pouvoir. Ces réunions font l’objet d’un compte-rendu qui sera rédigé dans la semaine et transmis à tous les membres par le secrétaire
Le bureau: Le conseil d'administration éli parmi ses membres, un président, un trésorier et un secrétaire pour une durée de 1 an. Ils sont rééligibles.
• Le président coordinateur : Il a pour mission d'organiser et d'animer les réunions trimestrielles afin d'organiser les activités de l'association et aussi de nourrir la vie du groupe. Il a à sa charge la gestion et la diffusion du planning, le suivi du respect des contrats d’engagement des producteurs-artisans "engagés", suivi de la mercuriale… Par son rôle de coordinateur, il est la personne à qui se référer en cas d'erreur ou de problème, mais aussi en cas de difficultés sur le plan relationnel.
• Le trésorier: Il a pour mission la gestion administrative et financière, il s'occupe notamment du suivi comptable, d'adresser des reçus ou rétrocéder de l'argent dû, il présente le bilan financier lors de l'AG... etc
• Le secrétaire: Il a pour charge la rédaction des comptes rendus des réunions, la rédaction et l'envoi de la convocation à l'assemblée générale à tous les membres de l'association, l'actualisation des coordonnées de tous les membres de l'association et sa transmission. Il supervisera aussi le pôle communication et promotion de l'association, par exemple en proposant la rédaction de mails de promotion aux membres '"consommateurs", en alimentant une page sur les réseaux sociaux..etc Un groupe de travail pourra si besoin s’organiser autour de lui afin de l'épauler dans cette tâche.
L’organisation collective des maraîchers :
Une mercuriale pour fixer les prix est établie. Afin de coordonner la complémentarité entre les maraîchers, ils se réuniront une à deux fois par an. Un autre producteur-artisan est invité à y assister afin d’apporter un regard extérieur aux sujets débattus, dans l’intérêt collectif de l’association. Un compte-rendu est rédigé et transmis au conseil d’administration.
2.5. Modalités de prise de décision
Trois modalités de prise de décision sont possibles :
Décisions simples :
◦ Périmètre de décision : les affaires courantes ne nécessitant pas de discussion collective et impliquant un budget inférieur à 20 €. ( ex: rachat de désinfectant)
◦ Processus de décision : à l’initiative d'un producteur- artisan "engagé", il peut procéder à un achat de première et absolue nécessité et ensuite faire une facture de rétrocession accompagné de la facture originale à l'association pour son remboursement ultérieur. Il en informera les autres via le cahier de permanence et de vive voix afin de ne pas faire d'achat en double, lors de la prochaine réunion.
Décisions moyennes :
◦ Périmètre de décision : les sujets nécessitant une discussion entre les membres du conseil d’administration, mais pas forcément de vive voix, sur des questions n’impliquant pas de modifier le règlement intérieur ni un budget supérieur à 200 €. ( ex: ré-impression de plaquette promotionnelle )
◦ Processus de décision : la coordinatrice ou le référent soulevant le sujet envoient un courriel à tous les membres du conseil d’administration présentant le sujet et les principaux tenants et aboutissants afin d’initier la discussion. Un vote par Internet est inclus au message comprenant différents choix : oui / non / abstention / report en conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration échangent et votent sur le sujet par Internet pendant un maximum de deux semaines. Le vote est ensuite fermé. Si la participation au vote représente 2/3 des membres du conseil d’administration, alors le vote est validé. Si au moins 25 % des membres du conseil d’administration votent la 4ème option (« report en conseil d’administration »), alors la question est reportée à la prochaine réunion pour de plus amples discussions avant vote. Dans le cas contraire, la décision est entérinée et intégrée au compte rendu de la prochaine réunion du conseil d’administration.
Décisions importantes :
◦ Périmètre de décision : les sujets concernant les candidatures de producteur, l’organisation et les obligations des producteurs engagés ou impliquant un budget supérieur à 200 €.
◦ Processus de décision : le sujet est discuté de vive voix et voté en conseil d’administration. De façon générale, on recherchera le consensus dans la prise de décision. In fine, les décisions se prennent à la majorité simple pour les questions simples et moyennes, en réunion ou par voie électronique. Pour les décisions importantes, la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés est requise au conseil d’administration.
2.6. Représentation de l’association
L’association peut être valablement représentée publiquement par un membre du conseil d’administration . Pour toute prise de position ou réponse à une sollicitation (d’un partenaire, de la presse…), le membre y répondant en informera au minimum le conseil d'administration, en amont si le délai le permet ou à défaut, après la prise de parole
2.7. Modalités en cas de difficulté
En cas de tension relationnelle entre certains membres de l’association, le coordinateur organise une rencontre entre les parties en tension en mettant en œuvre les principes et méthodes de la communication non-violente (écoute, recherche d’un consensus…) pour désamorcer le conflit. Le groupe peut faire appel à l’intervention d’un tiers extérieur en cas de tension trop vive ou de conflit difficile à résoudre.
2.8. Communication
Les membres " producteurs-artisan" s’engagent à assurer la promotion de l’association et de son projet en faisant savoir qu’ils participent au projet et en diffusant les supports de communication de l’association. Les producteurs s’interdisent d’utiliser les données et réseaux de l’association à des fins de promotion individuelle.
III/ Organisation administrative et financière
A son entrée dans l’association, chaque producteur bénéficie d'une formation à l'outil de commande collectif, assurée par un membre de l’association compétent. Chaque producteur fixe librement son prix, sauf les maraîchers qui s’entendent dans le cadre de la mercuriale.3.1 Modalités de paiement des producteurs-artisans "engagés" et « invités »
Les membres consommateurs commandent leurs produits en ligne sur le site https://www.saucelocale.fr/, depuis leur compte personnel. Pour une première connexion au site faisant suite à une adhésion de leur part, le bénévole coordinateur du site leur envoie un lien par mail leur permettant la création de ce compte personnel. Les membres "consommateurs" sont libres de payer en espèce, chèque ou bien virement bancaire, sur le compte de l'association. Le trésorier s'occupe ensuite une fois tous les paiements versés à l'association de faire la redistribution aux membres producteurs - artisans En cas de défaut de paiement par le membre "consommateur", la coordinatrice relance directement le consommateur et, si celui-ci ne répond pas ou ne peut honorer son règlement dans des délais raisonnables (au plus tard un mois après la date d’achat), le président coordinateur adresse un courrier l'informant qu'il est exclus de l'association.
3.2 Fiscalité
L’association n’est pas assujettie à la TVA.
3.3 Justificatifs et assurances
Chaque producteur et artisan s’engage à fournir chaque année à la demande de la coordinatrice une copie de la certification officielle, délivrée par un organisme certificateur s'il en a un. Il s’engage également à fournir une attestation MSA et chaque artisan, une attestation RSI (ou équivalent) pour justifier de son statut professionnel. Tout membre ayant adhérer à l'association bénéficie de l'assurance de celle -ci .